Dokumentenmanagementsysteme als übergeordnete Instanz von Organisationsprozessen

Ab einer bestimmten Größe und Komplexität ist für Organisationen heutzutage ein Dokumentenmanagementsystem nahezu unerlässlich. Denn nicht nur die Vielfalt der Produkte, die Anzahl an Mitarbeitern und die Kompetenzbereiche nehmen in einer Organisation zu, sondern auch die Komplexität ihrer Formalstruktur. Jede Organisation ist darauf angewiesen, ihre Entscheidungen transparent für sich selbst und andere wie Kunden, Wirtschaftsprüfer, Vertragspartner, Zulieferer etc. zu machen. Dadurch wird klar, dass Beobachtbarkeit der Entscheidungen nur durch Beobachtbarkeit der Dokumente hergestellt werden kann. Durch Formalstrukturen wie Dokumente, Weisungen, Regeln, Zielsetzungen, Verträge etc. ist jeder Entscheidungsablauf beobachtbar und nachprüfbar. Dabei organisieren Dokumentenmanagementsysteme die Formalstruktur der Organisation. Da systemtheoretisch gesehen die Organisation die Formalstruktur stellt, könnte man auch sagen: Dokumentenmanagementsysteme organisieren die Organisation. Um uns auf diese Überlegung einzulassen, lohnt sich ein Blick auf grundsätzliche Elemente von Dokumenten.

Elemente von Dokumenten

• Physische Eigenschaften: Papier, Datei
• Formale Eigenschaften: Aufbau, Gestaltung
• Ordnung: fachliche Zugehörigkeit, Reihenfolge, Version, Einordnung in einen Aktenplan
• Inhalt: inhaltlicher Bezug
• Charakter: Archivierungswürdigkeit, Aufbewahrungsverpflichtung, Rechtscharakter, Bearbeitungsmöglichkeiten
• Zeit: Erzeugungsdatum, Verfallsdatum, letzte Benutzung
• Erzeuger: Absender, Ersteller, Autor
• Nutzer: Empfänger, berechtigter Bearbeiter, Leser, letzter Bearbeiter

Anhand dieser Kurzdarstellung ahnt man, welche Komplexität eine Formalstruktur haben kann. Da jedes Dokument auffindbar sein muss, ergibt sich ein riesiger Papierhaufen. Dieser kann nur über eine Ordnungsstruktur verwaltet werden. Dabei kann ein Dokumentenmanagementsystem hilfreich sein. Über Schlagwortregister können die jeweiligen Dokumente im Dokumentenmanagementsystem nachgeschlagen werden. So vergeht wenig Zeit bei der Suche. Klar ist auch, dass jedes einzelne Dokument dazu zunächst registriert und verschlagwortet werden muss. Das bedeutet zunächst Mehrarbeit, aber dadurch liegen Dokumentenmuster in den Dokumentenmanagementsystemen bereits standardisiert vor. Bei der Kategorisierung helfen die oben genannten Elemente. Zu den unterschiedlichen Hauptelementen gesellt sich noch eine Vielzahl an Unterscheidungsmerkmalen der Dokumente. Zu kaufmännischen Dokumenten gehören z.B. Handelsbriefe, Belege, steuerrelevante Daten und Vertrags- bzw. Geschäftsinformationen. Daneben gibt noch technische Zeichnungen, die Verwaltung von Bibliotheken und Behördenakten (Archivierungen). Heutzutage muss bezüglich jeder Organisationsentscheidung (nicht Mitarbeiterentscheidung) ein Dokument über ein Dokumentenmanagementsystem erstellt und dieses an die dazugehörigen Partner ausgeliefert werden.

Dokumentenmanagementsysteme im Organisationsprozess

Wir wollen ein kurzes Beispiel geben, was Dokumente für eine Organisation im Alltagsgeschäft leisten. Damit kann man die Überlegung verdeutlichen, dass die Organisation auf ihre Formalstruktur reduziert werden kann, ohne dass relevante Elemente verloren gehen: Man kann sich einen Lieferschein so vorstellen, dass er den Inhalt der Lieferung für die Organisation beobachtbar macht. Lieferscheine werden in der Regel von Dokumentenmanagementsystemen erstellt. Durch den Lieferschein wird für die Organisation überprüfbar, ob alles, was bestellt wurde, auch geliefert wurde. Der zuständige Mitarbeiter übernimmt für die Organisation die Annahme und Sichtung der Lieferung. Der Lieferschein hat die Kontrollfunktion der Lieferung für die Organisation inne. Das wird durch die zugehörige Liefernummer sichergestellt. Sie wird in das zugehörige System eingetragen. So weiß die Organisation, dass die Lieferung erhalten wurde.

Man kann also sagen, dass jeder Lieferauftrag mit dem Erstellen eines Bestelldokuments und deren Übertragung für die zugehörigen Organisationen beginnt und beim Eintragen der Lieferbestätigung endet. Dabei übernimmt der Mitarbeiter die Aufgabe, den Prozess der Lieferung für die Organisation sichtbar zu machen.

Dokumentenmanagementsysteme als Organisator der Organisation

Auf der anderen Seite verwaltet eine Organisation sich durch Dokumentenmanagementsysteme selbst. Nicht nur die Aufträge und die dazugehörigen Dokumente müssen erstellt bzw. übertragen werden, sondern die Organisation muss sich auch selbst organisieren. Um dies zu tun, entscheidet die Organisation über Zielsetzungen ihrer Kompetenzbereiche und Projekte. Regeln definieren Entscheidungs-, Kommunikations- und Handlungsverhalten der Mitarbeiter und Verstöße gegen die Regeln sind in Ordnungen geregelt. Satzungen legen eine Richtung bezüglich der Kontingenz von Entscheidungen an, sodass man sie auch Entscheidungsentscheidungen nennen kann.

Ein Dokumentenmanagementsystem macht die Organisationstruktur für die Organisation selbst sichtbar. Klar wird hierbei, dass Ordnung ein entscheidender Faktor wird, um die Organisation überblicken zu können. Entscheidungswege sind durch die Formalstruktur reguliert und ihre Aufgaben festgeschrieben. Die Mitarbeiter und ihre Eigenschaften bzw. Kompetenzzuschreibungen sind in den Verträgen auffindbar. Da ein Dokumentenmanagementsystem die Verwaltungsarbeit der Formalstruktur für die Organisation erleichtert und die Verweisungsstruktur der Dokumente registriert ist, hilft es dabei, Fehler zu vermeiden, die sich bedingt durch die Komplexität der Formalstruktur einschleichen würden. Man kann einfach gesprochen weniger übersehen oder vergessen, da das Programm einem dabei hilft, die zugehörigen Dokumente pro Bezugsproblem auffindbar zu machen.

Eine Organisation kann also ihre Operativität und Effizienz steigern und an Komplexität zunehmen, die ohne ein Dokumentenmanagementsystem gar nicht möglich wäre. Man könnte es auch so ausdrücken: Eine Organisation würde sich ab einer bestimmten Komplexität zu Tode beobachten und verstehen, da sie sich nur noch mit sich selbst bzw. ihrer Formalstruktur beschäftigen müsste. In anderen Worten: Ohne Dokumentenmanagementsysteme müsste eine immense Arbeitsanstrengung erfolgen, die dann wiederum selbst so Komplex wäre, dass sie zusätzlich verwaltet werden müsste, um operabel zu bleiben. Sie möchten auch dank hochwertigen Softwaresystemen die Produktivität und Zusammenarbeit im Büro optimieren? Wir sind Ihr fachkompetenter Serviceanbieter rund um Ihr Computersystem!

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