Dokumentenmanagementsysteme als übergeordnete Instanz von Organisationsprozessen

Dokumentenmanagement als Teil von Organisationsprozessen

Unter Dokumentenmanagement versteht man die Speicherung und Verwaltung von Dokumenten und Akten innerhalb einer Organisation. Es umfasst den systematischen Umgang mit Dokumenten während ihres gesamten Lebenszyklus, von der Erstellung oder dem Eingang bis zur Archivierung oder Vernichtung.

Ab einer bestimmten Betriebsgröße ist ein System zur Verwaltung von Dokumenten (DMS) heute nahezu unverzichtbar. Denn nicht nur die Vielfalt der Produkte, die Anzahl der Mitarbeiter und die Zuständigkeitsbereiche nehmen in einer Organisation zu, sondern auch die Komplexität ihrer Struktur. Jede Organisation ist darauf angewiesen, Entscheidungen für sich selbst und für andere wie Kunden, Vertragspartner, Lieferanten etc. transparent zu machen. Entscheidungen werden durch ihre Nachvollziehbarkeit in Dokumenten transparent.

Formale Strukturen wie Dokumente, Richtlinien, Regeln, Ziele, Verträge etc. machen jeden Entscheidungsprozess beobachtbar und überprüfbar. DMS organisieren dabei diese formale Struktur. Man könnte man auch sagen: DMS organisieren die Organisation. Um diese Überlegung zu verdeutlichen, lohnt sich ein Blick auf die Grundelemente von Dokumenten.

Elemente von Dokumenten

• Physische Eigenschaften: Papier oder Datei
• Formale Eigenschaften: Aufbau und Gestaltung
• Ordnung: Fachliche Zugehörigkeit, Reihenfolge, Version
• Inhalt: Inhaltlicher Bezug
• Charakter: Archivierungswürdigkeit, Aufbewahrungsverpflichtung, Rechtscharakter, Bearbeitungsmöglichkeiten
• Zeit: Erstelldatum, letzte Benutzung
• Erzeuger: Absender, Ersteller, Autor
• Nutzer: Empfänger, berechtigter Bearbeiter, Leser, letzter Bearbeiter

Diese kurze Darstellung zeigt, wie komplex eine formale Struktur sein kann. Da jedes Dokument auffindbar sein muss, entsteht ein riesiger Papierberg. Dieser muss durch eine Ablagestruktur verwaltet werden. Dabei kann ein System zum Dokumentenmanagement helfen. 

Die jeweiligen Dokumente müssen im DMS gesucht werden. Dadurch wird der Zeitaufwand für die Suche minimiert. Dafür muss jedes einzelne Dokument zunächst registriert und verschlagwortet werden. Dies bedeutet zwar zunächst einen Mehraufwand, aber dafür sind die Vorlagen dann bereits vorhanden. Eine Organisation kann also ihre Operativität und Effizienz steigern und eine Komplexität erreichen, die ohne DMS gar nicht möglich wäre.

Man könnte es auch so ausdrücken: Ab einer gewissen Komplexität würde sich eine Organisation zu Tode beobachten und verstehen, da sie sich nur noch mit sich selbst bzw. ihrer formalen Struktur beschäftigen müsste. Mit anderen Worten: Ohne DMS müsste ein immenser Aufwand betrieben werden, der so komplex wäre, dass er zusätzlich verwaltet werden müsste, um funktionsfähig zu bleiben. Möchten auch Sie die Produktivität und Zusammenarbeit in Ihrem Büro durch hochwertige Softwaresysteme optimieren? Wir sind Ihr kompetenter Dienstleister rund um Ihr Computersystemvorlagen liegen dann bereits standardisiert in den DMS vor. Die oben genannten Elemente helfen bei der Kategorisierung. Zu den verschiedenen Hauptelementen kommt eine Vielzahl von Unterscheidungsmerkmalen der Dokumente. Zu den kaufmännischen Dokumenten gehören z.B. Geschäftsbriefe, Quittungen, steuerrelevante Daten und Vertrags- bzw. Geschäftsinformationen. Hinzu kommen technische Zeichnungen, die Verwaltung von Bibliotheken und Verwaltungsakten (Archivierung). Heute muss für jede organisatorische Entscheidung (keine Personalentscheidung) ein Dokument über ein Dokumentenmanagementsystem erstellt und an die beteiligten Partner verteilt werden.

Dokumentenmanagementsysteme im Alltag

Zur Erläuterung ein kurzes Beispiel, was Dokumente für eine Organisation im Alltagsgeschäft leisten: Man kann sich einen Lieferschein so vorstellen, dass er den Inhalt der Lieferung für die Organisation beobachtbar macht. Lieferscheine werden in der Regel von DMS erstellt.

Anhand des Lieferscheins kann die Organisation überprüfen, ob die bestellte Ware geliefert wurde. Der zuständige Mitarbeiter nimmt die Ware an und sichtet sie. Der Lieferschein hat also eine Kontrollfunktion. Das wird durch die zugehörige Liefernummer sichergestellt. Sie wird in das System eingetragen. So weiß die Organisation, dass die Lieferung erhalten wurde.

Jeder Lieferauftrag beginnt also mit der Erstellung eines Bestelldokuments und seiner Übertragung für die zugehörigen Organisationen und endet beim Eintragen der Lieferbestätigung. Dabei übernimmt der Mitarbeiter die Aufgabe, den Prozess der Lieferung für die Organisation sichtbar zu machen.

Einsatzgebiete von DMS

• Kaufmännische Dokumente

Handelsbriefe, Belege, E-Mails

• Ärzte

Patientenakten

• Technische Zeichnungen

Technisches Dokumentenmanagement

• Bibliotheken

Katalogsysteme

• Behörden

Akten mit Aktenzeichen

• Privathaushalte

Elektronische Ablage für persönliche Dokumente

DMS als Organisator der Organisation